Assistenz (d/w/m) Personal- und Officemanagement Einsatzort: Campus Virchow-Klinikum, Wedding Bewerbungsfrist: 06.11.2026

Charité – Universitätsmedizin Berlin

Fachgebiet
Kardiologie

Arbeitszeit
Teilzeit

Eintrittsdatum
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bewerbungsfrist
06.11.2026

Einsatzort Charité
Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Kennziffer
8261

Entgeltgruppe
E9b

Arbeiten an der Charité

Am Institut für kardiovaskuläre Computer-assistierte Medizin (ICM) entwickeln wir modernste digitale Lösungen für die Medizin – von der Prävention und Früherkennung über die personalisierte Therapieplanung mit automatisierten Entscheidungsunterstützungssystemen bis hin zu Lösungen für das Monitoring nach dem Klinikaufenthalt.

Ein wichtiger Fokus liegt auf klinischer Translation, die unsere Forschung unmittelbar in die Patientenversorgung bringt und die digitale Transformation der Herzmedizin vorantreibt.
Kardiovaskuläre Spitzenforschung. Dabei arbeitet am ICM ein interdisziplinäres Team aus Medizin, Informatik, Mathematik, Physik, Biologie und Ingenieurwissenschaften eng mit den Kliniken des Deutschen Herzzentrums und den Centren der Charité zusammen. Darüber hinaus ist das ICM Teil regionaler, nationaler und internationaler Wissenschaftsnetzwerke und vielfältige Industriepartnerschaften ergänzen unsere Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten und spielen eine zentrale Rolle in der Translation.

Die Stelle im Überblick

Sie unterstützen die Institutsleitung bei der Organisation und Weiterentwicklung des Teams und übernehmen eine zentrale Rolle in personalbezogenen und organisatorischen Abläufen. Als Ansprechperson für Mitarbeitende koordinieren Sie teaminterne Prozesse selbstständig und tragen zu einer verlässlichen Kommunikation und Zusammenarbeit bei. Hierzu gehören insbesondere folgende Aufhaben:

  • Personalplanung, Teamorganisation und der Weiterentwicklung interner Abläufe
  • Übernahme der Rolle als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen und personalbezogenen Anliegen sowie Schnittstelle zu den zuständigen Verwaltungsbereichen
  • Organisation und Begleitung von Onboarding und Offboarding sowie Unterstützung bei Vertragsverlängerungen, Fortbildungen, Arbeitszeitthemen und Abwesenheiten
  • Koordination und Betreuung von Angelegenheiten wissenschaftlicher und studentischer Hilfskräfte sowie Unterstützung bei weiteren personalbezogenen Vorgängen.
  • Vorbereitung und Koordination von Teammeetings, internen Workshops und Teamveranstaltungen sowie Nachverfolgung gemeinsam vereinbarter Aufgaben
  • Unterstützung der teaminternen Kommunikation und des Informationsflusses sowie Pflege geeigneter gemeinsamer Arbeits- und Informationsstrukturen
  • Organisation von Fortbildungs- und Teamentwicklungsmaßnahmen sowie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Danach suchen wir

  • Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Berufsausbildung mit entsprechener Beruferfahrung oder ein geeigneter Bachelorabschluss
  • Erfahrung in der Personaladministration, Teamkoordination oder in vergleichbaren organisatorischen Aufgaben
  • Kenntnisse von Personalprozessen wie Recruiting, Onboarding, Vertragsangelegenheiten oder Arbeitszeitthemen
  • Idealerweise Erfahrung im Hochschul-, Forschungs- oder öffentlichen Umfeld
  • Gute Anwenderkenntnisse in gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
  • Erfahrung mit digitalen Kollaborations-Tools wie Zoom, MS Teams, MS SharePoint oder Confluence wünschenswert
  • Verhandlungssichere Deutschkenntnise sowie Englischkenntnisse für die Kommunikation in einem internationalen Arbeitsumfeld

Darüber hinaus wünschenswert:

  • Organisationstalent sowie ein strukturierter, eigenständiger und lösungsorientierten Arbeitsstil
  • Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen sowie ein kooperatives und serviceorientiertes Auftreten
  • Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und eine verlässliche Kommunikation
  • Ein freundliches, verbindliches Auftreten sowie Interesse daran, Teamprozesse aktiv mitzugestalten

Das bringt die Charité mit

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
  • Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
  • Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen (weitere Informationen finden Sie hier)

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
  • Die Position ist in Teilzeit mit 19,25 Wochenstunden (50%) zu besetzen und nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 TzBfG auf 60 Monate befristet
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard (ab 01.01.2027: 31 Tage)
  • Die Bewerbungsfrist endet am: 06.11.2026
  • Kennziffer: 8261

Bewerbung

An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.

Aus Datenschutzgründen nehmen wir Bewerbungen ausschließlich über unser Bewerbungsportal entgegen. Der unten angegebene Kontakt steht ausschließlich für Rückfragen zur Verfügung.

Bei Fragen wenden Sie sich gern an

Grischa Gabel
Research Management
grischa.gabel@dhzc-charite.de 

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier. 

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Weitere Vorteile

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Fragen und Antworten

Weitere Informationen

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.

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